Niet zoeken naar het juiste bestand.
Start vanuit het bijbehorende record. Document, ontvangers en sjabloon worden in een begeleid proces samengesteld.
Module · AgenticUltimateVan offerte
Van offerte
naar handtekening.
Direct in uw CRM.
Digitale handtekeningen in SuiteCRM 8: documenten selecteren, ontvangers beheren, laten ondertekenen – status en bewijs blijven bij het record.
Productvoorbeeld In ontwikkeling. Deze pagina toont de geplande functionaliteit; details kunnen tot de vrijgave veranderen.
AgenticUltimate SignWorkflowvoorbeeld
OFFERTE · CONCEPTPDF
Een goede samenwerking
begint met een ja.
Uw handtekeningveld
✓ Document controleren✓ Bewust bevestigen
Opgeslagen bij het CRM-recordDefinitieve PDF · Status · Bewijs
✓ Ingebouwde handtekening als standaard✓ Externe aanbieders optioneel✓ Ondertekenen zonder CRM-account✓ Traceerbaar verloop
Minder handelingen. Meer overzicht.Het sluiten hoort
Het sluiten hoort
bij uw CRM-proces.
Offertes en contracten ontstaan in het CRM. Uw ondertekenproces moet daar doorgaan – met een zichtbare status en de juiste documenten bij het juiste record.
Weten wat nog openstaat.
Verzending, ontbrekende handtekeningen, verloop en afronding blijven zichtbaar. Herinneringen ondersteunen de opvolging.
Het bewijs blijft bij de zaak.
Het definitieve document en het bijbehorende verloop worden teruggekoppeld. Zo kan uw team met het resultaat verder werken.
Uw proces. Uw ondertekenmethode.Beginnen met ingebouwde functies.
Beginnen met ingebouwde functies.
Aansluiten wanneer nodig.
Eén gezamenlijk CRM-proces met een ingebouwde standaardoptie en optionele koppelingen met aanbieders.
Ingebouwde handtekening
Een handtekening tekenen of een naam invoeren en uitdrukkelijk bevestigen. Voor het ingebouwde proces is geen account bij een externe ondertekenaanbieder voorzien.
DocuSign
Gebruik een bestaand aanbiedersaccount. Document en ontvangers worden in het CRM voorbereid; status en resultaat worden naar de zaak teruggekoppeld.
Adobe Acrobat Sign
Een extra optie voor bedrijven met een bestaande Adobe-ondertekenomgeving. De koppeling moet in hetzelfde begeleide CRM-proces passen.
De ingebouwde vastlegging is niet bedoeld als gekwalificeerde elektronische handtekening. Het benodigde handtekeningniveau, de identiteitscontrole en de geschiktheid voor uw documenten worden vóór gebruik vastgesteld. Bij externe aanbieders hangen beschikbare methoden en kosten af van het betreffende contract.
Vier stappen in plaats van een formulierenstroomVan CRM-record
Van CRM-record
naar verzendklaar document.
De wizard toont de taak die op dat moment relevant is. Aanvullende instellingen verschijnen waar ze nodig zijn.
Document selecteren
Upload een PDF of gebruik een vrijgegeven CRM-sjabloon. Niet-ondersteunde of versleutelde bestanden worden vóór verzending met een begrijpelijke melding afgewezen.
Ontvangers vastleggen
Neem contacten uit het CRM over en controleer hun adressen. Bepaal wie parallel of na elkaar ondertekent en wie een kopie mag ontvangen.
Velden plaatsen
Wijs handtekeningen, initialen, datum, tekstvelden en selectievakjes aan de juiste ontvangers toe. Sjablonen verminderen terugkerend werk; verplichte velden worden gecontroleerd.
Controleren en versturen
Controleer document, betrokkenen, vervaldatum en herinneringen. Bij verzending ontstaat een vaste documentversie. Wijzigingen vereisen daarna een nieuwe zaak.
Ook eenvoudig voor uw klantenOpenen. Controleren.
Openen. Controleren.
Bewust ondertekenen.
Externe ontvangers hebben geen SuiteCRM-account nodig. Het ondertekendialoogvenster is bedoeld voor smartphone en desktop.
Persoonlijke toegang
Een uitnodiging leidt naar het bijbehorende document. Afhankelijk van het proces kan een extra toegangscode worden ingesteld.
Rustig controleren
Ontvangers zien het volledige document en hun in te vullen velden. De volgende stap blijft duidelijk herkenbaar.
Uitdrukkelijk bevestigen
Tekenen of typen, invoer controleren en de ondertekening actief bevestigen. Alleen een link openen ondertekent niets.
Kopie ontvangen
Na afronding krijgen bevoegde betrokkenen toegang tot de definitieve versie. De CRM-zaak toont de bijgewerkte status.
Geplande bescherming tegen automatische e-maillinkcontroles: alleen een link opvragen mag de uitnodigingslink niet verbruiken of tellen als bewust openen door de ontvanger.
Traceerbaarheid ingebouwdMeer dan een handtekening.
Meer dan een handtekening.
Een gedocumenteerde zaak.
Documentversies en gebeurtenissen worden gezamenlijk bekeken. Integriteitscontroles helpen latere wijzigingen aan bestanden te herkennen.
Vaste verzendversie
Een ongewijzigde uitgangsversie en SHA-256-controlesommen vormen de basis voor latere vergelijking.
Eén gezamenlijke tijdlijn
Relevante handelingen krijgen UTC-tijdstempels. Gedetailleerde bewijsgegevens zijn alleen toegankelijk voor daartoe bevoegde rollen.
PDF en bewijspakket
Definitieve PDF, gebeurtenissenrapport en een manifest met bestandscontrolesommen worden aan de zaak gekoppeld en voorbereid voor export.
Terug waar uw team werktDe ondertekenstatus
De ondertekenstatus
wordt onderdeel van het dagelijkse CRM-werk.
Medewerkers starten en volgen zaken bij het bijbehorende record. Een centraal overzicht vult het dagelijkse werk aan.
CRM-record→Ondertekenzaak→Definitieve PDF & bewijs
Status in plaats van navragen
Concept, verzonden, in behandeling, afgerond, geweigerd en verlopen worden duidelijk onderscheiden.
Afgeronde zaken beschermen
Na afronding, weigering of verloop is verdere ondertekening niet voorzien. Toegang tot kopieën volgt een afzonderlijke regel voor bevoegdheid en bewaring.
Vervolgacties gericht vastleggen
Een ondertekend document zet een deal niet automatisch op ‘gewonnen’. Inhoudelijke vervolgacties worden bewust ingesteld.
Kosten bewust plannenEen ingebouwde route.
Een ingebouwde route.
Opties voor uw infrastructuur.
De ingebouwde handtekening vermindert de afhankelijkheid van externe ondertekendiensten. Voor een betrouwbare vergelijking tellen echter alle kosten mee.
Zonder extern ondertekencontract
Voor het ingebouwde proces is geen afzonderlijke ondertekendienst voorzien. De concrete licentieomvang van AgenticUltimate Sign wordt bij de release vastgesteld.
Bestaande contracten gebruiken
DocuSign en Adobe Acrobat Sign blijven optionele aanvullingen. Hun licentie- en gebruikskosten moeten afzonderlijk worden meegenomen.
Beheer hoort erbij
Hosting, e-mailverzending, opslag, introductie en begeleiding tellen mee in uw planning. In de demo bespreken we uw volume en proces.
Goed om te weten
Vragen over AgenticUltimate Sign.
De belangrijkste antwoorden over het geplande proces en de introductie.
Is AgenticUltimate Sign al beschikbaar?
De add-on is in ontwikkeling. Dit productvoorbeeld beschrijft de geplande omvang. In een demo bespreken we de huidige stand en welke functies al kunnen worden getoond.
Welk handtekeningniveau biedt de ingebouwde vastlegging?
Een eenvoudige elektronische handtekening met gedocumenteerd proces is voorzien. Daar is niet automatisch een gekwalificeerde elektronische handtekening aan verbonden. De eisen aan uw concrete documenten moeten vóór gebruik worden vastgesteld.
Kunnen we DocuSign of Adobe Acrobat Sign blijven gebruiken?
Optionele koppelingen zijn voorzien. Ondersteunde methoden en accountvereisten worden per integratie vastgesteld; een bestaand contract vervangt die controle niet.
Hebben onze klanten CRM-toegang nodig?
Nee. Er is een afzonderlijk ondertekendialoogvenster via een persoonlijke uitnodiging voorzien. Toegang tot CRM-gegevens en de openbare ondertekenweergave blijven gescheiden.
Wat gebeurt er als iemand niet ondertekent?
Vervaldatum en herinneringen worden vóór verzending ingesteld. Openstaande, geweigerde en verlopen zaken blijven in het CRM van elkaar te onderscheiden en kunnen gericht worden opgevolgd.
Kan een verzonden document nog worden gewijzigd?
De verzonden versie blijft vaststaan. Voor inhoudelijke wijzigingen wordt een nieuwe documentversie met een nieuwe ondertekenzaak gemaakt; het eerdere verloop blijft traceerbaar.
Meer modules
Past goed bij elkaar.
Hulp & documentatie
Handtekeningen documenteren
Voorbereiding, verzending en status – handleidingen in de QOON Knowledge Base.
Ondertekenproces in uw
SuiteCRM zien?
In ongeveer 20 minuten bespreken we uw documenten en tonen we voorbereiding, verzending en statusbeheer in SuiteCRM 8.
Demo e-handtekening aanvragen ↗Vrijblijvend · Afgestemd op uw processen · Met sjablooncontrole